DEFINICIÓN
DE SISTEMA ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de
gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una
empresa. Los sistemas ERP son sistemas
de gestión para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por
ejemplo: producción, ventas, compras,
logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS
(sistema de información geográfica),
inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.
¿Cómo
Funciona un ERP?
Como cualquier software, funciona en base a una
plataforma de programación, seguida por la gestión de un sin fin de bases de
datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar.
Los sistemas ERP se
organizan por medio de MÓDULOS, los cuales se conectan a distintas bases
de datos, según lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP,
los de propietario y los de código abierto, los de propietario son hechos por
empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a las
empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se
necesita obtener una licencia mas el costo de la implementación del software en
la empresa
Al
contrario de los ERP de
código abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin
de lucro, distribuyen sus ERP sin
costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la
implementación genera un costo en la empresa y es necesario de una persona
capacitada que lo realice (conocidos como “partners”).
El
trabajo más duro de un ERP es
el desarrollo del mismo, aunque existan los mismosERP’s para
diferentes empresas, no signifique que estos realicen las mismas funciones,
esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto necesita de un
desarrollo personalizado de los distintos módulos que mas utilice la empresa.
El segundo paso del ERP es
la integración del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las
empresas que logran integrar estos sistemas desde el inicio de la misma, es por
esto que la implementación dura más tiempo del esperado, pero el verdadero éxito
del ERP
radica en lo siguiente, una vez que el
sistema ha sido correctamente implementado, es mucho más fácil el desarrollo de
nuevos módulos, departamentos y sistemas como lo es el caso de empresas donde
cambien constantemente sus productos, zonas de venta, insumos etc..
Ventajas
de los ERP
Como
se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es
la gestión en tiempo real de la información, una ventaja que las empresas
agradecen mucho por su fuerte interacción con la logística de información y
productos, la cadena de abastecimiento, estadísticas financieras, y otras áreas
que utilizan información que cambia constantemente.
La
correcta implementación de los ERP repercute
en el aumento de productividad de todos los departamentos, así como el mejor
aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un
informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras
funciones.
Desventajas
de los ERP
Aunque
los sistemas ERP puedan
generar un incremento de productividad, para muchas empresas es casi imposible
pagar el costo de las licencias, implementación y sobre todo del mantenimiento
del mismo, ya que son sistemas dinámicos, de nada sirve tener el mismo sistema
en una empresa que crece y cambia día a día.
Además
del costo, el tiempo que sugiere la implementación es un problema para las
empresas, este problema empieza por la rigidez que tienen los ERP, es difícil
que una empresa en particular desarrolle su propio sistema, los ERP que son
sistemas genéricos, tienen que ser adaptados a las empresas desde su estructura
principal.
El
manejo del ERP tiene
sus desventajas, se necesita instruir a los trabajadores de cada modulo que se
vaya a asignar, la especialización de los trabajadores genera un costo y tiempo
que tiene que emplear la persona para hacer un cambio en su estructura
operativa, lamentablemente la resistencia al cambio presenta un problema muy
grande en este punto.
Relación
con la Planeación en Proceso
El flujo de
información dentro de los ERP puede
influir en las decisiones de producción dentro de un día, semana o año, ya que
la información y estadísticas están siempre a la mano, además la producción se
basa en la cantidad de insumos con la que se cuenta, los ERP manejan
eficientemente los insumos, a través de la logística de información se puede
tener lo que se quiera cuando se necesite y producir lo que se quiera.
- Dentro de la planeación de procesos, los ERP tienen
su mayor influencia en la gestión de las bases de datos de manufactura y de
producción, según la empresa y los módulos, son suficientemente capaces de
crear entornos de estimación de datos y guardar la información que se necesite
en estos departamentos.
¿POR QUÉ UN ERP?
Los beneficios que ofrece la
implementación de un ERP se dividen en:
1. Beneficios Tangibles
2. Beneficios No Tangibles
Beneficios Tangibles
- Reducción de Inventarios.
La implantación de un sistema ERP
generalmente reduce un 20% los inventarios. Así mismo genera otros ahorros que “no se ven” como el
costo del manejo de inventarios, reducción en
gastos como: almacenamiento, manejo del inventario, impuestos,
desperdicio, entre otras.
Esta reducción se logra gracias a
que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o para producción. De esta forma
logramos el librarnos de producto que no tiene
rotación y tenemos producto con mucha rotación, lo cual eleva las ventas
y el servicio al cliente.
- Reducción en Costo de Materiales
Producto del ERP, la empresa
tendrá un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual con lleva a mejores negociaciones de
precio con los proveedores.
Al contar con una mejor
planeación de la producción o de ventas la empresa podrá negociar con los
proveedores mejores precios y políticas de pago, ya que podrá anticiparle
pedidos y contar con fechas más exactas para la entrega, y de esta forma poder
realizar pedidos más voluminosos. De esta forma el proveedor deja de
preocuparse por “vender” y se concentra en la calidad, y día de entrega._
- Reducción en Costos de Mano de Obra
Un ERP bien implantado logra una
reducción de costo de mano de obra del orden del 10%. El resultado de un ERP es
lograr menores interrupciones en las líneas de producción y un mejor plan de
producción, ya que se cuenta con anticipación el que se va a producción, para cuando,
y para quien.
- Mejorar el nivel de atención al cliente y las ventas.
Generalmente se logra un aumento del 10% de las
ventas. El uso de un ERP logra que nuestros vendedores cumplan con sus fechas
de entrega y negocien precios y condiciones.
